Система «Приемная Руководителя»

Система «Приемная Руководителя» предназначена для автоматизации работы Приемной руководителя по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием.

Преимущества

Для руководителя

• система не требует обучения и специальных знаний компьютера;
• оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;
• контроль исполнения поручений;
• эффективное планирование, ведение и напоминание о мероприятиях и других событиях рабочего графика;
• удобный и естественный интерфейс;
• возможность общения с сотрудниками приемной, не используя голосовую связь.

Для сотрудников Приемной

• экономия времени на исполнение указаний руководителя;
• сокращение времени на рутинные операции;
• быстрая и удобная регистрация мероприятий и контактов с помощью системы различных справочников;
• возможность прикрепления к регистрационным карточкам мероприятий произвольного количества файлов в любом формате представления;
• исключение потери информации;
• быстрый поиск по любым реквизитам мероприятия, контакта и тексту прикрепленного документа;
• формирование отчетности;
• возможность изменения структуры информационных ресурсов без программирования.

Основные функции

Формирование и ведение плана мероприятий

• В системе можно формировать план мероприятий в произвольный временной период.
• Система «Приемная Руководителя» обеспечивает наглядное представление списка мероприятий, упорядоченных по дням недели. Руководитель может устанавливать поручения исполнителям и контролировать исполнение.
• В системе можно прикрепить документы по мероприятиям и визитам в любом формате – видео, звуковом, текстовом и в других.
• Программный продукт «Приемная Руководителя» позволяет получать отчеты по мероприятиям, составлять планы ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
• Система обладает удобным интерфейсом. Настройка экрана, размер и вид шрифта производится по желанию пользователя.
• Реализован механизм предупреждения о начале мероприятия.

Ведение плана визитов

• Система производит оповещение о пришедших или позвонивших лицах с получением информации от руководителя о приеме или соединении с человеком.
• Для решения руководителю достаточно выбрать из справочника соответствующее значение – «соедините», «пригласите», «позвоню сам». Выбранные решения могут быть дополнены или изменены после ввода.
• Система позволяет осуществлять полноценный поиск информации по всем реквизитам, относящимся к посетителям и мероприятиям.
• Для более удобного и быстрого выбора нужного значения или человека, реализована система справочников должностных лиц.
• Для оперативного общения руководителя с сотрудниками приемной есть чат. Для общения в системе и быстрого обмена информацией можно выбрать одного адресата или группу адресатов.

Реализованные проекты

Первая версия системы «Приемная Руководителя» успешно работает:

- в Министерстве внутренних дел РФ

В МВД РФ системой ежедневно пользуется лично Министр внутренних дел, сотрудники его приемной, а также все заместители министра. Система функционирует с 2001 года.

Руководители приемных министра и его заместителей в полной мере и ежедневно используют возможности системы в части ведения распорядка дня и, особенно в части приема посетителей и звонков.

В МВД РФ отмечают, что данная автоматизированная система существенно облегчила работу приемной, ускорила работу по приему посетителей и звонков. А также облегчила работу по планированию мероприятий и встреч.

- в Государственной Думе Федерального Собрания РФ

В Государственной Думе РФ система «Приемная Руководителя» функционирует с 2004 года.

С системой ежедневно работает лично Председатель Государственной Думы, руководитель секретариата, заместитель руководителя секретариата, а также сотрудники приемной.

В Государственной Думе РФ используются все функции системы в полном объеме. Председатель Думы в системе ведет свой рабочий график, планирует встречи и мероприятия, в которых необходимо принять участие. Прием посетителей и все входящие звонки фиксируются и отрабатываются именно в системе «Приемная Руководителя&ra